Planejar viagens corporativas pode ser um desafio, especialmente quando é necessário equilibrar custos, as demandas da empresa e o conforto dos colaboradores. Para garantir que o orçamento seja respeitado, é fundamental adotar uma abordagem organizada e estratégias bem definidas, com o planejamento certo e o suporte adequado.

A seguir, compartilhamos algumas dicas para planejar viagens corporativas de forma eficiente e econômica.

Planeje a Viagem com Antecedência
A antecipação é um fator-chave quando o assunto é economia. Passagens aéreas e hospedagem reservadas com antecedência costumam ter valores mais acessíveis. Além disso, ao planejar com antecedência, você pode escolher as melhores opções de voos e hospedagem, garantindo um melhor preço e maior conforto para os colaboradores.

Caso a viagem envolva múltiplos destinos, um planejamento minucioso pode otimizar o trajeto, evitando conexões desnecessárias e custos adicionais com transporte.

Flexibilidade nas Datas

A flexibilidade nas datas de viagem pode gerar uma grande economiza, pois ao evitar períodos de alta temporada ou eventos que causem picos de demanda (como feiras, conferências e férias), é possível encontrar passagens aéreas e hotéis consideravelmente mais baixas.

Além disso, é possível ajustar os horários de voo, pois horários menos convenientes (como voos noturnos ou durante a semana) tendem a ser mais baratos.

Aposte em Deslocamentos Inteligentes

É essencial escolher o meio de transporte mais econômico, levando em consideração a distância, o tempo e o custo. Voos diretos são, muitas vezes, mais rápidos e com melhor custo-benefício.

Se o colaborador precisar se deslocar dentro de uma cidade ou para cidades próximas, opte por locação de carros por curto ou longo período, o que pode ser mais vantajoso do que pagar por táxis ou serviços de transporte privado a cada viagem.

Utilize Tecnologia para Gerenciar o Orçamento

Ferramentas de gestão de viagens corporativas são fundamentais para monitorar o orçamento e controlar os gastos durante toda a viagem. Plataformas específicas para o gerenciamento de viagens oferecem relatórios detalhados sobre custos com transporte, alimentação, hospedagem e até mesmo despesas pessoais dos colaboradores.

Ao utilizar esses recursos, sua empresa consegue ter uma visão clara de onde estão sendo feitos os maiores gastos e pode ajustar as escolhas de maneira proativa

Apoie seus Colaboradores com Benefícios e Conforto

Investir no conforto dos seus colaboradores durante viagens prolongadas pode resultar em uma maior produtividade e bem-estar. Isso pode incluir a escolha de voos mais confortáveis, acomodações de qualidade e até mesmo opções de lazer para equilibrar o trabalho com momentos de descanso.

Viagens longas podem ser cansativas, mas proporcionar um ambiente confortável para os colaboradores os ajudará a trabalhar de forma mais eficaz e engajada. Além disso, eles se sentirão mais motivados a seguir as diretrizes de economia, sabendo que a empresa valoriza seu bem-estar.